Desde o primeiro mês da implantação de um portal de serviços web, que aconteceu em 2013, a Catupiry® reduziu esforços em cinco vezes, melhorando a qualidade dos documentos fiscais gerados internamente. De acordo com Wellington Vasconcelos, supervisor fiscal da empresa, a solução implantada pela Online Data Cloud também proporcionou conformidade às normas de armazenamento seguro dos arquivos XML de notas fiscais eletrônicas de entrada/saída e de conhecimento de transporte eletrônico pelo prazo de retenção exigido pelo FISCO.
“Além de nos dar a visibilidade total das notas emitidas contra nossos CNPJs – o que ocorre, em média, cinco minutos após serem emitidas –, também nos possibilitou atender as obrigações da nova legislação referentes à manifestação do destinatário e minimizou consideravelmente nossos esforços com entrada de notas fiscais. Agora, tudo é feito de forma automática, integrando nosso ERP com os eventos das Notas Fiscais autorizadas pela SEFAZ. Ou seja: diminuímos nossos esforços, melhoramos nossa qualidade e reduzimos custos”, diz Vasconcelos.
A Catupiry®, que tem sede em São Paulo e mais quatro unidades distribuídas pelo interior do Brasil, conta com 1.500 produtores exclusivos de matéria-prima. A fábrica de laticínios também se empenha no desenvolvimento de logística, novas técnicas de produção, envasamento e controle de qualidade. A busca de excelência continua no atendimento direto ao consumidor, para controle de qualidade, informações e serviços. Por estar totalmente focada no processo de melhoria total da empresa, a Catupiry® resolveu enfrentar seus três principais problemas na área contábil de TI:
1. Emissor de NF-e. Com um volume grande de emissões, a operação da empresa vinha dedicando muito esforço para atender a demanda diária, utilizando o processo nativo do ERP. Além da complexidade e lentidão, falhas de integração entre o sistema e o ambiente da SEFAZ também traziam grandes transtornos para as áreas de negócio da empresa e para os clientes finais.
2. Armazenamento de XML. Outro problema também de grande relevância era a necessidade de armazenar de forma segura e organizada os arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), uma demanda que tem sido um ponto vulnerável para as empresas, em especial quando há necessidade da localização rápida de arquivos específicos.
3. Notas Fiscais de Entrada. A dependência do envio dos arquivos XML das notas de entrada pelos fornecedores e a fragilidade do recebimento por e-mail não permitia uma eficiente otimização no processo de entrada das notas fiscais. Além da falta de visibilidade total das notas emitidas pelos fornecedores, e o risco de cancelamento das notas após a entrada da mercadoria, o processo ficava manco e não confiável.
De acordo com Ezequias Sena, diretor comercial da empresa de TI, a melhor solução para melhorar o processo de emissão de notas fiscais eletrônicas, providenciar armazenamento seguro de arquivos XML, e atender a nova legislação referente à manifestação do destinatário (aceite eletrônico das notas fiscais de entrada), faz parte de um novo sistema de gestão de NF-e. “A nova solução automatiza a entrada e a saída dos arquivos digitais das notas fiscais, proporcionando acesso rápido, seguro e conveniente aos documentos. Completa e inteligente, é totalmente integrada via serviços com o sistema PROTHEUS®, da empresa TOTVS®.”
Como resultado, Sena afirma que o portal de serviços web da Online Data Cloud, composto pelas soluções NFe24h e XML24h, trouxe melhoria em todo o processo de emissão de notas fiscais da Catupiry®, além de armazenamento seguro e organizado de XML em Data Center, com possibilidade de busca indexada de arquivos, além de automatizar todo o processo de entrada de notas fiscais. “Agora, a equipe da Catupiry® tem visibilidade automática de 100% das notas emitidas e canceladas contra o CNPJ, mesmo que o fornecedor não envie o arquivo XML.”
Fonte: Ezequias Sena, diretor comercial da Online Data Cloud, empresa de TI com 20 anos de atuação em serviços de tecnologia e negócios. www.onlinedc.com.br
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